Pengertian Surat, Fungsi, dan Contohnya

Pengertian Surat Menurut Para Ahli, Jenis, Fungsi, dan Contoh Penulisan yang Baik

1. Pengertian surat

Surat adalah sarana komunikasi tertulis yang digunakan seseorang, kelompok, atau lembaga untuk menyampaikan informasi, pesan, permintaan, pemberitahuan, maupun maksud tertentu kepada pihak lain.

Surat dapat digunakan untuk kepentingan pribadi, pendidikan, pekerjaan, pemerintahan, maupun organisasi.

2. Pengertian surat menurut para ahli

Berikut beberapa pendapat ahli tentang surat yang sering digunakan dalam pembelajaran Bahasa Indonesia dan administrasi perkantoran.

1. Pratama (1997) Surat merupakan alat atau sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pernyataan maupun informasi secara tertulis kepada pihak lain.

2. Silmi (2002) Surat merupakan sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis dari satu pihak kepada pihak lain, baik atas nama pribadi maupun organisasi.

3. Suryani, dkk. (2014) Surat merupakan media komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan pesan sesuai dengan maksud dan tujuan pengirim kepada penerima.

Catatan: Rumusan di atas merupakan ringkasan atau parafrasa yang umum dijumpai dalam pembahasan korespondensi. Untuk karya ilmiah, pastikan kembali judul buku, edisi, tahun, dan halaman sumber aslinya sebelum mengutipnya secara langsung.

3. Jenis-jenis surat

Secara umum, surat dapat dibedakan berdasarkan sifat, tujuan, dan pihak yang mengirimkannya.

A. Surat pribadi

Surat yang ditulis seseorang kepada orang lain untuk keperluan pribadi.

Contoh: surat kepada teman, orang tua, atau saudara.

B. Surat resmi atau dinas

Surat yang digunakan oleh instansi, sekolah, organisasi, atau lembaga untuk kepentingan resmi.

Contoh: surat undangan rapat, surat tugas, dan surat pemberitahuan.

C. Surat niaga

Surat yang berkaitan dengan kegiatan perdagangan atau bisnis.

Contoh: surat penawaran barang, surat pesanan, dan surat tagihan.

D. Surat lamaran pekerjaan

Surat yang dibuat seseorang untuk mengajukan permohonan pekerjaan kepada perusahaan atau instansi.

Surat juga dapat dibedakan berdasarkan bentuk penyampaiannya, misalnya surat cetak, surat elektronik (email), dan surat terbuka.

4. Fungsi surat

Surat memiliki beberapa fungsi penting dalam kehidupan sehari-hari maupun dunia kerja.

1. Sebagai alat komunikasi — menyampaikan pesan kepada orang lain.

2. Sebagai alat pemberitahuan — memberikan informasi tentang suatu kegiatan atau peristiwa.

3. Sebagai alat permohonan — mengajukan permintaan, izin, atau bantuan.

4. Sebagai bukti tertulis — menjadi bukti bahwa suatu informasi atau pernyataan pernah disampaikan.

5. Sebagai alat pengingat — menyimpan informasi agar dapat dibaca kembali.

6. Sebagai dokumen resmi — menjadi bagian dari administrasi sekolah, kantor, atau organisasi.

7. Sebagai alat kerja sama — menjalin hubungan antara individu, sekolah, perusahaan, dan lembaga lainnya.

5. Bagian-bagian surat yang baik

Unsur surat resmi

1. Kop surat atau kepala surat.
2. Nomor surat, lampiran, dan perihal jika diperlukan.
3. Tempat dan tanggal surat.
4. Alamat atau pihak yang dituju.
5. Salam pembuka.
6. Isi surat: pembuka, maksud atau tujuan, dan penutup.
7. Salam penutup.
8. Nama, jabatan, dan tanda tangan pengirim.

Tidak semua surat harus memiliki bagian yang sama. Surat pribadi biasanya lebih sederhana, sedangkan surat resmi mengikuti tata naskah yang berlaku pada instansi terkait.

6. Contoh penulisan surat yang baik

A. Contoh surat pribadi

Palembang, 10 Oktober 2026

Kepada sahabatku, Rina

Assalamu'alaikum, Rina.

Apa kabar? Semoga kamu selalu sehat dan bahagia. Aku menulis surat ini untuk menanyakan kabarmu. Sudah lama kita tidak bertemu sejak liburan sekolah yang lalu.

Aku berharap kita dapat bertemu kembali saat liburan mendatang. Jangan lupa membalas suratku, ya!

Salam hangat,

Sahabatmu,

Dina

B. Contoh surat resmi sekolah

SD NEGERI 18 AIR SALEK

Alamat: Air Salek, Kabupaten Banyuasin

SURAT UNDANGAN RAPAT WALI MURID

Nomor: 005/SDN18-AS/X/2026

Perihal: Undangan Rapat Wali Murid

Yth. Bapak/Ibu Wali Murid

di tempat

Dengan hormat,

Dalam rangka meningkatkan kerja sama antara sekolah dan orang tua dalam mendukung kegiatan belajar peserta didik, kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat yang akan dilaksanakan pada:

• Hari/tanggal: Senin, 12 Oktober 2026

• Waktu: 09.00 WIB sampai selesai

• Tempat: Ruang kelas SD Negeri 18 Air Salek

• Acara: Pembahasan perkembangan belajar peserta didik.

Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Kepala Sekolah,

Anis Fitri Lestari, S. Pd. SD.

Catatan: Contoh surat resmi di atas merupakan ilustrasi pembelajaran. Nomor surat, alamat, tanggal, dan identitas penandatangan perlu disesuaikan dengan data serta tata naskah sekolah yang sebenarnya.

7. Ciri-ciri penulisan surat yang baik

Surat yang baik hendaknya memenuhi kriteria berikut.

• Jelas: maksud surat mudah dipahami.

• Singkat dan padat: tidak menggunakan kalimat yang bertele-tele.

• Sopan: menggunakan bahasa sesuai dengan penerima surat.

• Sistematis: bagian-bagian surat tersusun dengan urut.

• Benar: memperhatikan ejaan, tanda baca, dan tata bahasa.

• Rapi: format tulisan mudah dibaca dan konsisten.

• Sesuai tujuan: isi surat tidak menyimpang dari maksud pengiriman.

8. Kesimpulan

Surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang berfungsi untuk menyampaikan informasi, permohonan, pemberitahuan, dan berbagai kepentingan lainnya. Jenis surat meliputi surat pribadi, surat resmi atau dinas, surat niaga, dan surat lamaran pekerjaan. Penulisan surat yang baik harus jelas, sopan, sistematis, rapi, serta sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia.

Pesan untuk peserta didik: Biasakan menulis surat dengan bahasa yang santun, ejaan yang benar, dan tujuan yang jelas agar pesan dapat dipahami oleh penerima.